Pourquoi bien catégoriser ses dépenses ?
Choisir la bonne catégorie pour chaque dépense vous permet de :
Générer des rapports financiers fiables
Faciliter le travail de votre comptable
Respecter les normes comptables françaises
Identifier vos postes de coûts les plus importants
En cas de doute, mieux vaut utiliser une catégorie approchante que de ne pas enregistrer la dépense du tout.
Guide des catégories courantes
Achats et matières premières
Produits que vous revendez, matières premières incorporées dans vos produits, emballages. Ex : tissus pour un créateur de vêtements, matériaux pour un artisan.
Fournitures et petit matériel
Achats de faible valeur à usage professionnel : papier, cartouches d'encre, claviers, souris, casques, petits accessoires informatiques. Ex : ramette de papier A4, câble HDMI, stylos.
Matériel et équipement
Équipements professionnels d'une certaine valeur (généralement au-delà de 500 € HT) qui durent plusieurs années. Ex : ordinateur, imprimante, appareil photo professionnel, mobilier de bureau.
⚠️ Ces équipements sont normalement amortis sur plusieurs années en comptabilité. Parlez-en à votre comptable pour les immobilisations importantes.
Logiciels et abonnements
Abonnements SaaS, licences logicielles, outils numériques. Ex : Bizyness, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, outils de gestion de projet.
Frais de téléphone et internet
Abonnement téléphonique, forfait internet, téléphone professionnel. Si vous utilisez votre ligne personnelle à des fins professionnelles, vous pouvez déduire une quote-part proportionnelle à l'usage pro.
Frais de déplacement
Transports professionnels : train, avion, taxi, Uber, métro, bus. Inclut également les péages et le stationnement pour les déplacements professionnels.
Frais kilométriques
Si vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, vous pouvez déduire des indemnités kilométriques selon le barème fiscal officiel (sans avoir besoin de garder les tickets d'essence).
Hébergement et repas en déplacement
Hôtels, Airbnb, restaurants lors de déplacements professionnels. En société, les repas d'affaires avec clients/partenaires sont partiellement déductibles.
Honoraires et sous-traitance
Factures d'autres professionnels : freelances, sous-traitants, agences, consultants. Ex : graphiste, développeur web, rédacteur.
Frais comptables et juridiques
Honoraires de votre comptable, expert-comptable, avocat, notaire pour des actes liés à votre activité.
Publicité et marketing
Dépenses pour promouvoir votre activité : publicité en ligne (Google Ads, Meta Ads), création de site web, impression de flyers, cadeaux clients.
Loyers et charges locatives
Loyer d'un bureau ou atelier professionnel. Si vous travaillez depuis chez vous, vous pouvez déduire une quote-part de votre loyer proportionnelle à la surface utilisée professionnellement.
Assurances professionnelles
RC Pro, assurance décennale, multirisque professionnelle.
Frais bancaires
Frais de tenue de compte professionnel, commissions sur paiements, frais de virement.
Cotisations et formations
Adhésion à des associations professionnelles, ordres professionnels, formations continues.
En cas de doute
Si une dépense ne correspond clairement à aucune catégorie, utilisez "Autres charges" et ajoutez une note descriptive. Votre comptable pourra la reclasser si nécessaire. L'important est de ne pas oublier d'enregistrer la dépense et de conserver le justificatif.